Krajowy System e-Faktur – co nowego szykuje dla nas ustawodawca?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został udostępniony produkcyjnie. Umożliwia tym samym wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych jako nowej formy faktury, obok dotychczasowych faktur papierowych oraz elektronicznych. Na razie można z niego można korzystać dobrowolnie, jednak już od 1 lipca 2024 r. ma być obligatoryjny w całej Polsce.

Wpływ Krajowego Systemu e-Faktur na firmy faktoringowe może się różnić w zależności od konkretnych funkcji i integracji systemu z procesami faktoringowymi oraz aktualnego poziomu digitalizacji danego faktora. Poniżej kilka ogólnych spostrzeżeń na temat tego, w jaki sposób KSeF może potencjalnie przynieść korzyści procesom faktoringowym:

• Wydajność i szybkość: usprawnienie procesu fakturowania poprzez automatyzację generowania, przesyłania i odbierania faktur. Może to znacznie zmniejszyć czas i wysiłek wymagany do ręcznego wprowadzania danych i przetwarzania na papierze, co skutkuje szybszym obrotem faktur i poprawą wydajności operacyjnej firm faktoringowych.
• Większa precyzja: Systemy automatyzujące procesy mogą pomóc zminimalizować błędy i rozbieżności powszechnie związane z ręczną obsługą faktur, tym samym zmniejszając potrzebę ręcznych korekt i poprawiając ogólną jakość faktur otrzymywanych przez firmy faktoringowe.
• Transparentność: KSeF zapewnia w dużym stopniu cyfrowy ślad faktur, ułatwiając firmom faktoringowym śledzenie i weryfikację autentyczności, ważności i statusu faktur. Ta zwiększona przejrzystość może przyczynić się do lepszej oceny ryzyka i procesów decyzyjnych dotyczących transakcji faktoringowych.
• Możliwości integracji: faktorzy mogą mieć bezpośredni dostęp do danych z faktur i pobierać je, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych i ułatwiając płynną integrację z ich wewnętrznymi systemami. Taka integracja może poprawić ogólną wydajność i dokładność procesów faktoringowych.
• Oszczędność kosztów: Dzięki ograniczeniu ręcznych procesów, zużycia papieru i powiązanych zadań administracyjnych, zintegrowanie się z KSeF może potencjalnie prowadzić do oszczędności kosztów dla firm faktoringowych. Dodatkowo, zwiększona wydajność i szybszy obrót fakturami mogą przyczynić się do lepszego zarządzania przepływami pieniężnymi, a finalnie większym zadowoleniem klientów.
• Szybsze cykle płatności: ustrukturyzowane e-faktury mogą przyspieszyć proces płatności. Dzięki zautomatyzowanemu przechwytywaniu i walidacji danych, faktury mogą być przetwarzane efektywniej, zmniejszając opóźnienia i umożliwiając szybsze przekazywanie środków. Może to poprawić zarządzanie przepływami pieniężnymi w firmach.
• Integracja i kompatybilność: ustrukturyzowane e-faktury mogą być bezproblemowo integrowane z różnymi systemami księgowymi i systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jak również bezpośrednio z systemami operacyjnymi do obsługi faktoringu. Umożliwia to bezpośrednią wymianę danych między systemami, eliminując potrzebę ręcznego ich wprowadzania oraz ułatwiając płynniejsze procesy uzgadniania.

Przyjrzyjmy się zatem zmianom regulacji prawnych, które będą miały wpływ na obieg faktur w Polsce. Co do zasady Unia Europejska promuje e-fakturowanie i tworzy podstawy dla ustrukturyzowanego fakturowania we wszystkich państwach członkowskich, mające na celu ustanowienie wspólnych ram dla e-fakturowania w zamówieniach publicznych i zachęca do korzystania z ustrukturyzowanych formatów fakturowania elektronicznego. Działania UE mają na celu ułatwienie interoperacyjności i harmonizacji praktyk fakturowania elektronicznego w całej Unii.

Każde państwo UE, w tym Polska, ma na ten moment swobodę we wdrażaniu i egzekwowaniu konkretnych przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych w szerszych ramach określonych przez UE. Polska, podobnie jak inne kraje członkowskie, może mieć własne przepisy i wymogi związane z e-fakturowaniem i fakturami ustrukturyzowanymi.

Wprowadzenie w Polsce obligatoryjnego e-fakturowania jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81). Będzie to już kolejny etap po ponad dwuletnim okresie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w formie fakultatywnej. Zagadnienie wdrażania obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur jest wprowadzane na podstawie projektowanego art. 106ga i art. 106gb ustawy o podatku od towarów i usług. 

Co zatem się zmienia w stosunku do pierwotnego projektu ustawy w wyniku zgłaszanych uwag?

• Przesunięty zostaje termin wejścia w życie obligatoryjnego KSeF o pół roku do 1 lipca 2024 r.
• Przesunięte jest zastosowanie obowiązkowego KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo o kolejne pół roku, od 1 stycznia 2025 r.
• Co bardzo istotne, wyłączone zostają z KSeF faktury konsumenckie (B2C) – będą wystawiane wyłącznie poza KSeF (pytanie czy docelowo e-paragony nie będą pełniły tej samej funkcji?).
• Wyłączono z KSeF czynności, których specyfika powoduje konieczność pozostania przy dotychczasowych rozwiązaniach fakturowania, (w drodze aktu wykonawczego do ustawy przewiduje się wyłączenie z KSeF biletów za przejazdy autostradami i in. biletów za przejazdy).
• Odroczono stosowanie kar do 1 stycznia 2025 r. oraz wyłączono odpowiedzialność karnoskarbową za nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących KSeF.
• Doprecyzowano przypadek braku możliwości wystawienia faktury przez podatnika z przyczyn rozwiązania leżących po jego stronie. W tzw. „trybie offline” wskazano możliwość wystawienia faktur elektronicznych zgodnych ze schemą ale poza KSeF, z koniecznością przesłania faktur do KSeF następnego dnia roboczego.
• Przesunięto na 1 stycznia 2025 r. likwidację wystawiania faktur z kas rejestrujących oraz paragonów uznanych za faktury.
• Co ważne, zrezygnowano z propozycji faktur korygujących oraz not korygujących wystawianych w KSeF i poza KSeF jako nadmiarowych dla podatników.
• Utrzymano wystawianie faktur przed terminem jako rozwiązania ułatwiającego podatnikom prowadzenie działalności gospodarczej.

W projektach dostosowujących do KSeF prowadzonych obecnie przez faktorów bardzo często pada pytanie odnośnie schemy, która stanowi formatkę do wprowadzania danych do faktury, aby utrzymać zgodność z aktualnymi wymogami KSeF. Tak, jak sygnalizowaliśmy w zeszłym roku, schema będzie się co jakiś czas zmieniała. Z aktualnie dostępnych informacji wynika, że Ministerstwo Finansów opublikowało na razie wersję roboczą schemy FA(2), następnie w czerwcu 2023 opublikuje strukturę logiczną na ePUAP, w lipcu 2023 udostępni środowiska testowe wraz z dokumentacją a następnie od 1 września 2023 r. udostępni już środowisko produkcyjne. Dokumenty robocze zamieszczono na stronach rządowych w tym m.in. na: https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/ skąd każdy faktor może je sobie pobrać.

W samej schemie FA(2), planowana jest zmiana niektórych pól. Część zmian jest czysto porządkowa, niemniej jednak wymaga pewnych prac przygotowawczych. Zmiany dotyczą m.in.:

• aktualizacji wersji struktur danych
• zmian kodów formularza schemy
• określenia dokładnego wzorca wartości (zwiększenie do 8 miejsc po przecinku dla cen jednostkowych)
• zmieniono nieznacznie strukturę numeru KSeF
• zmieniono niektóre opisy pól
• wprowadzono korekty redakcyjne
• zmieniono prezentację danych kontaktowych
• zmieniono liczbę znaków w ID Nabywcy
• usunięto pewne wartości domyślne
• zmieniono opis i charakter pola.

Co więcej istotnego dla faktorów z perspektywy nowych przepisów, które obecnie są na ścieżce legislacyjnej?

• W dodawanym pkt 8a w art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT określa się nową funkcjonalność KSeF. System ten będzie przydzielał identyfikator zbiorczy dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy. Ten identyfikator będzie stanowił uproszczenie dla oznaczania kilku e-faktur wystawianych dla jednego odbiorcy np. w przypadku późniejszej identyfikacji faktur przy dokonywaniu płatności należności z nich wynikających. 

• Projektowany art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT nakłada na podatnika obowiązek odpowiedniego oznaczenia e-faktury, w przypadku użycia jej poza KSeF. Sposób ten zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Rozwiązanie to będzie opierało się, na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę, już w momencie jej wizualizacji, oznaczyć kodem weryfikującym. Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym w formie kodu QR, ma następować za każdym razem po zwizualizowaniu jej w aplikacjach komercyjnych czy też bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów.

• W dodawanym pkt 8b ustawy o VAT wskazuje się na nową funkcjonalność KSeF pozwalającą na weryfikację danych z e-faktury, używanej poza Krajowym System e-Faktur. Faktury z KSeF używane poza tym systemem, będą opatrywane specjalnym kodem weryfikujący QR, pozwalającym na weryfikację danych z tak wystawionej faktury.

• Proponowane jest nowe brzmienie art. 106ne ust. 1-3 ustawy o VAT w celu dostosowania obecnie obowiązującej delegacji ustawowej dla Ministra Finansów do informowania o niedostępności KSeF lub wydawania komunikatów o awarii KSeF. Co istotne w procesie integracji faktorów z KSeF to fakt, że informacja o awarii KSeF udostępniana będzie, także za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Oprogramowanie to będzie udostępnione na stronie BIP MF.

• Zmiany mają także zajść w art. 108a ust. 3, 3b i 3c ustawy o VAT, mając na celu dostosowanie płatności realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności do wdrażanego obowiązku e-fakturowania. Zaproponowano wprowadzenie do komunikatu przelewu, dodatkowej informacji – numeru ID e-faktury w KSeF. Obowiązek zamieszczania tej informacji będzie dotyczył wyłącznie sytuacji, w której dostawca lub usługodawca jest obowiązany do wystawiania e-faktur w KSeF. Ponadto, proponuje się wprowadzenie zmian w przepisach regulujących dokonywanie płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w sytuacji, gdy zapłata dotyczy więcej niż jednej faktury. W przypadku gdy płatność dotyczy e-faktur nabywca będzie mógł dokonać płatności za kilka wybranych faktur, a nie jak dotychczas za wszystkie faktury wystawione dla niego przez jednego dostawcę lub usługodawcę w danym okresie. W takim scenariuszu w komunikacie przelewu podatnik zamiast wpisywania okresu, za który dokonywana jest płatność, będzie podawał identyfikator zbiorczy generowany przez KSeF.

• Kolejnym ważnym elementem jest zmiana w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221) poprzez dodanie regulacji (art. 19b) mówiącej o tym, że przedsiębiorca będący podatnikiem VAT czynnym dokonujący płatności za e-faktury na rzecz podatnika VAT czynnego, za pośrednictwem rachunku bankowego w banku mającym siedzibę na terytorium kraju, rachunku bankowego w oddziale banku zagranicznego w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej jest zobowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego faktur wygenerowanego w KSeF. Obowiązek, o którym mowa w zdaniu pierwszym, dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury ustrukturyzowane wystawione na rzecz tego nabywcy. Wskazany obowiązek będzie dotyczył płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2025 r.

Krajowy System e-Faktur stale się rozwija i tak należy do niego podchodzić. Faktorzy muszą być przygotowani do elastycznego reagowania na zmiany narzucane przez ustawodawcę. Warto przy każdej takiej modyfikacji analizować czy możliwe są kolejne obszary do automatyzowania procesów faktoringowych. Tam gdzie to tylko możliwe należy integrować systemy w efektywny sposób, aby wykorzystać potencjał faktury ustrukturyzowanej.